ऑनलाइन कार्यक्रम इतने प्रमुख हो गए हैं कि हर दूसरे
संगठन ने आभासी क्षेत्र में प्रवेश किया है और अपने कार्यक्रमों को ऑनलाइन ले लिया
है। हालाँकि, अगर आपको लगता है कि ऑनलाइन इवेंट होस्ट करना आपके दर्शकों को एक ऑनलाइन
इवेंट प्लेटफॉर्म पर ले जाने के बारे में है, तो हमें आपको यह बताते हुए खेद है, लेकिन
आप गलत हैं।
ऑनलाइन ईवेंट केवल मीटिंग प्लेटफ़ॉर्म लिंक साझा करने
और वह भाषण देने से कहीं अधिक हैं जो आप चाहते थे।
इसके अलावा, अब जब लगभग सभी प्रकार के आयोजन ऑनलाइन
आयोजित किए जा रहे हैं, तो चुनौती यह है कि अपने ऑनलाइन आयोजन को बेहतर बनाया जाए और
इसे बाकियों से अलग खड़ा किया जाए।
चुनौती को संबोधित करते हुए, हमने आपके आयोजनों को
दूसरों से बेहतर बनाने में मदद करने के लिए कुछ विशेषज्ञ युक्तियों की एक सूची तैयार
की है।
आइए एक नजर डालते हैं:
स्पष्ट
और अच्छी तरह से परिभाषित लक्ष्य रखें:
अपने कार्यक्रम की योजना बनाते समय सबसे पहली और सबसे
महत्वपूर्ण बात जिस पर आपको विचार करने की आवश्यकता है वह है अच्छी तरह से परिभाषित
लक्ष्य रखना। यह कुछ ऐसा है जो आपको किसी कार्यक्रम के आयोजन के बारे में सोचने के
लिए प्रेरित करता है। इसलिए, यह महत्वपूर्ण है कि आप इस बारे में स्पष्ट हों कि आप
इस आयोजन से क्या हासिल करना चाहते हैं। इस तरह आप अपनी टीम को जानकारी देंगे और सब
कुछ सफलतापूर्वक निष्पादित करेंगे। लक्ष्य कुछ भी हो सकता है, चाहे वह आपका आरओआई बढ़ाना
हो, दर्शकों तक पहुंच बढ़ाना हो, कोई सेवा शुरू करना हो, या यहां तक कि अपने दर्शकों
के साथ बातचीत करना हो। लेकिन, जो भी हो, व्यक्ति के पास अच्छी तरह से परिभाषित लक्ष्य
होने चाहिए। ये लक्ष्य आपके ईवेंट की नींव के रूप में कार्य करेंगे और आपके ऑनलाइन
ईवेंट में सफलता प्राप्त करने में आपकी सहायता करेंगे।
राइट ऑनलाइन
इवेंट होस्टिंग प्लेटफ़ॉर्म का लाभ उठाएं:
एक और और संभवतः सबसे महत्वपूर्ण युक्तियों में से
एक जिसे आपको ध्यान में रखना चाहिए वह है सही ऑनलाइन इवेंट होस्टिंग प्लेटफ़ॉर्म में
निवेश करना। जब ऑनलाइन इवेंट की बात आती है, तो प्रत्येक तत्व को आपके द्वारा चुने
गए इवेंट प्लेटफ़ॉर्म पर निष्पादित किया जाता है। इसलिए, यह कहना गलत नहीं होगा कि
आप जिस इवेंट प्लेटफ़ॉर्म को चुनेंगे वही आपके इवेंट की सफलता तय करेगा। इसलिए, सही
ईवेंट होस्टिंग प्लेटफ़ॉर्म प्राप्त करना महत्वपूर्ण है। आप एक अनुकूलन योग्य ईवेंट
प्लेटफ़ॉर्म के साथ भी जा सकते हैं और 3डी अनुकूलित ईवेंट बना सकते हैं। ऐसे कुछ कारक
हैं जिन पर आपको चुनाव करने से पहले विचार करना चाहिए; जैसे सुरक्षा, उपयोगकर्ता-मित्रता,
मल्टी-डिवाइस अनुकूलता, बजट, आदि।
उपस्थितगणों
और वक्ताओं के साथ इवेंट एजेंडा साझा करें:
अगली बात जो आपको ध्यान में रखनी चाहिए वह यह सुनिश्चित
करना है कि आपके उपस्थित लोगों और वक्ताओं को इस बात का स्पष्ट अंदाजा हो कि वर्चुअल
इवेंट में क्या होने वाला है। इसके लिए, आप उपस्थित लोगों के साथ-साथ वक्ताओं के साथ
सभी आवश्यक जानकारी के साथ इवेंट एजेंडा साझा कर सकते हैं। ईवेंट यात्रा कार्यक्रम,
तिथि, समय, विषय, मेहमानों के नाम, ईवेंट प्लेटफ़ॉर्म का लिंक और यहां तक कि अपने
ईवेंट के लिए पीओसी का विवरण भी शामिल करें। इसके साथ ही बैठक संचालन नियम-कायदों को
भी साझा करना न भूलें। इससे आपको चीजों को कम अराजक बनाने में मदद मिलेगी, और आपके
उपस्थित लोगों को उन चीजों की समझ होगी जो उन्हें करनी चाहिए।
इवेंट से
पहले रिहर्सल करें:
अगली चीज़ जो आपको सुनिश्चित करनी है वह है आयोजन
से पहले पर्याप्त अभ्यास करना। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप पहले से ही कितनी बार
ऑनलाइन कार्यक्रमों की मेजबानी कर चुके हैं, फिर भी आपको कार्यक्रम आयोजित करने से
पहले अभ्यास करना होगा। कोई भी दो घटनाएँ एक जैसी नहीं होतीं, उनमें हमेशा एक-दूसरे
से कुछ अलग होगा। इसलिए, एक कार्यक्रम के लिए आपका पूर्वाभ्यास दूसरे के लिए क्षतिपूर्ति
नहीं करेगा। हम आपको अपने वक्ताओं और मेहमानों को कार्यक्रम में आमंत्रित करने की भी
सलाह देंगे। यह उन्हें ईवेंट प्लेटफ़ॉर्म को समझने की अनुमति देगा ताकि उन्हें ईवेंट
के दौरान सक्षम रूप से आप पर भरोसा करने की आवश्यकता न हो। इसके अलावा, पहले से रिहर्सल
करने से आपको गड़बड़ियों का पता चल जाएगा और उन्हें तय समय में हल कर लिया जाएगा।
हमेशा एक
प्लान बी रखें:
इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप कितने कुशल और तकनीकी
रूप से उन्नत उपकरण का उपयोग कर रहे हैं या आप कितने अच्छी तरह से तैयार हैं, विशेषज्ञ
एक योजना बी रखने पर जोर देते हैं। आपात्कालीन स्थिति आमंत्रित होती है, और यह आपके
कार्यक्रम के दौरान भी हो सकती है। यदि आपका माइक्रोफ़ोन काम करना बंद कर दे, या सिस्टम
बीच में ही हैंग हो जाए तो क्या होगा? इस बारे में सोचें कि यदि आपके पास योजना बी
नहीं है तो इससे कितनी शर्मिंदगी होगी। दूसरी ओर, एक द्वितीयक योजना होने से न केवल
आपका कार्यक्रम बचेगा बल्कि आपके वक्ताओं और उपस्थित लोगों पर भी प्रभाव पड़ेगा।
सामग्री
छोटी रखें:
अगली चीज़ जिसे कई आयोजक नज़रअंदाज कर देते हैं, वह
है ऑनलाइन आयोजनों को छोटा रखना। निश्चित रूप से, आभासी घटनाएं भौतिक घटनाओं की डिजिटल
प्रतिकृति हैं, लेकिन कुछ चीजें हैं जहां दोनों प्रारूप काफी भिन्न हैं। एक घटना की
लंबाई है. जहां आप भौतिक घटनाओं को कई घंटों तक बढ़ा सकते हैं, आभासी घटनाओं के मामले
में ऐसा करना उचित नहीं है। वजह साफ है; आभासी कार्यक्रम कई सीमाओं और चुनौतियों के
साथ आते हैं। उनमें से एक है ज़ूम फटीग। इसलिए, विशेषज्ञ सत्र को यथासंभव छोटा रखने
का सुझाव देते हैं। इसके लिए, उपस्थित लोगों को केवल प्रासंगिक जानकारी ही दें, और
हर अप्रासंगिक चीज़ जोड़ने से बचें।
पोस्ट इवेंट
फॉलो-अप लें:
एक इवेंट आयोजक के रूप में आपको एक बात समझनी चाहिए
कि इवेंट के बाद उपस्थित लोगों के साथ फॉलो-अप करना है। इसका कारण यह है कि घटना के
बाद का सर्वेक्षण आपको उपस्थित लोगों की ईमानदार समीक्षा को समझने में मदद करेगा। इन
समीक्षाओं से आपको अंदाज़ा हो जाएगा कि आपका कार्यक्रम सफल है या नहीं। इतना ही नहीं,
कार्यक्रम के बाद उपस्थित लोगों को फीडबैक फॉर्म भेजने से पता चलेगा कि आप उनकी परवाह
करते हैं और उन्हें मूल्यवान महसूस कराते हैं। यह आपको अपने उपस्थित लोगों के साथ एक
बंधन स्थापित करने में मदद करेगा। कुछ ऑनलाइन इवेंट आयोजन प्लेटफ़ॉर्म हैं जो आपको
एक इन-बिल्ट इवेंट फीडबैक फॉर्म प्रदान करते हैं। हम आपको इवेंट के तुरंत बाद फीडबैक
फॉर्म भेजने की सलाह देते हैं। चूंकि उपस्थित लोग अभी-अभी कार्यक्रम में शामिल हुए
हैं, इसलिए उनके द्वारा अधिक ईमानदारी से फॉर्म भरने की संभावना अधिक है। फीडबैक फॉर्म
यह जानने का एक शानदार तरीका है कि आपके उपस्थित लोगों को कार्यक्रम या आपकी रणनीतियाँ
पसंद आ रही हैं या नहीं।
जैसा कि उल्लेख किया गया है, ऑनलाइन कार्यक्रमों की
मेजबानी करना केवल लोगों को मीटिंग प्लेटफॉर्म पर लाना और सामग्री वितरित करना नहीं
है। इसमें उससे भी अधिक योजना और प्रयास की आवश्यकता होती है। हमें उम्मीद है कि इस
ब्लॉग ने आपको कुछ सुझाव प्राप्त करने में मदद की है जो आपके कार्यक्रम को बेहतर बनाने
में मदद करेंगे। इन युक्तियों का उपयोग करें और कार्यक्रमों को निर्बाध तरीके से आयोजित
करें। हमें यकीन है कि इन युक्तियों को शामिल करने से आपको अविस्मरणीय घटना अनुभव प्रदान
करने में मदद मिलेगी।
